A organização de um evento, independente do seu porte, demanda um enorme tempo, cuidado e planejamento. A maioria dos convidados que comparecem ao grande dia, que às vezes dura apenas poucas horas, não imagina todo o trabalho que está por trás da estrutura apresentada.

Uma das coisas que mais temos cuidado ao organizar um evento aqui na Cadaris é ter sempre um “Plano B” na manga.

O primeiro passo é fazer o planejamento na fase de pré-organização, que é aquela que vem após o briefing ser passado pelo cliente.

Nessa etapa é preciso responder a seis questões fundamentais que vão nos auxiliar:

Por quê?  Precisamos saber qual o objetivo do evento. É necessário que esteja clara e definida a razão pela qual serão desempenhados todos os esforços.
Para quem? Conhecer o público alvo é fundamental. Saber quem ele é, qual é sua realidade e quais suas expectativas.
Quando?  Em que época e data o evento será realizado. É uma informação importantíssima para o sucesso, pois temos que levar em conta questões climáticas, dia da semana e até mesmo se não haverá outro evento que poderia concorrer e dividir os convidados, no mesmo dia.
Onde?  Em qual cidade e local será realizado o evento. Nessa questão, levamos em conta a acessibilidade, trânsito, estrutura do espaço, condições de segurança, etc.
O que?  Qual a “linha” a ser seguida. O que será feito para atingir o objetivo. Qual caminho seguir.

Respondidas as cinco perguntas acima, partimos para a questão crucial:

Como?  De que maneira o evento será organizado. Nesse item incluímos definição de pessoal, serviço, fornecedores, recursos, receitas e despesas.

Todas as questões respondidas, partimos para a parte prática.

Contratamos, reunimos, brifamos, cuidamos de todos os detalhes com atenção e definimos passo a passo como as coisas “devem” acontecer, com o maior otimismo possível, tendo a certeza de que o evento sairá magnífico. Para isso, tão importante quanto essa organização, é prever também o que não está nos planos, mas “pode acontecer”.

Dois itens são vitais para garantir o êxito: bons fornecedores e a visita técnica.

Trabalhando com fornecedores de qualidade e confiança já diminuímos consideravelmente as chances de alguma coisa sair errada.

Conhecemos o local, os recursos, o staff e, a partir dessas informações, fazemos algumas simulações imaginando tudo que pode dar errado, e aí temos que usar todo pessimismo possível.

É o microfone que pode falhar na hora do discurso, uma ventania repentina que vai levar as toalhas pelos ares, chuva contrariando a previsão da meteorologia (essa é a rainha em estragar eventos), a energia que pode faltar durante uma apresentação ou show de uma banda. São diversos detalhes que podem comprometer todo o trabalho de organização.

Para cada imprevisto que listamos, traçamos um “plano B” e traçamos toda sua execução, caso seja necessária, com tanto cuidado como se fosse o “plano A”.

Essa prevenção garante quase sempre o sucesso na realização do evento e a satisfação do cliente. Além de garantir uma boa noite de sono aos organizadores na véspera do evento. Afinal, sabendo que existe um plano B pronto para entrar em ação, não tem chuva, tempestade e muito menos queda de energia que vire pesadelo.

Foi realizada na noite de sexta-feira, 16 de setembro, a solenidade para entrega do título de Cidadão Paulistano ao Prof. Dr. Kiyoshi Harada, pela sua contribuição à sociedade por meio do exercício do Direito. O jurista é autor de consagradas obras de Direito Tributário e Financeiro, escreve artigos para renomadas publicações jurídicas e seus pareceres transitam pelas esferas municipais, estaduais e federal, abrangendo os âmbitos público e privado.

A concessão do título ao Dr. Harada foi proposta pelo vereador Aurélio Nomura. A cerimônia aconteceu no Plenário da Câmara dos Vereadores de São Paulo e contou com a presença de aproximadamente 200 pessoas, entre elas familiares, amigos e colegas do homenageado. A apresentação foi feita pelo Ministro do Supremo Tribunal Federal, Dr. Massami Uyeda.

“Agradeço muito aos meus amigos e colegas de jornada, pois sem a sua valiosa contribuição eu não estaria aqui hoje recebendo esta homenagem”, disse o Dr. Kiyoshi Harada.

Após a solenidade, os convidados participaram de um jantar comemorativo, oferecido pelo homenageado no Restaurante Escola da Câmara. Coube à Agência Cadaris a organização e a coordenação do jantar, bem como a recepção dos convidados.

“Nosso objetivo foi proporcionar aos convidados um ambiente comemorativo e marcante”, afirma Juliana Fernandes, coordenadora de Eventos da Agência Cadaris. “Para isso, contamos com a contribuição e o direcionamento da Dra. Felícia Harada (esposa do homenageado)”, completa.

 Confira a seguir alguns momentos do evento.

Conheça mais sobre nossos eventos em nosso portfólio

Ontem, estive com a Ju Fernandes no evento de comemoração de 1 ano da loja Bya Barros Express. Ao chegarmos, encontramos com a Bya que, com toda sua alegria (aliás, sua marca registrada), nos recebeu ao som da bateria da Vai Vai. Na porta, fotógrafos, equipes de filmagem e convidados se misturavam no gingado do samba. Para brindar: champagne, charmosamente acondicionada numa banheira daquelas antigas.

Nossa chegada ao evento

A loja tem desde almofadas a quadros de arte, lustres encantados e sofás contemporâneos, porta-retratos e cadeiras de jardim. Essa mesma diversidade criativa foi aplicada no formato do evento. Além do champagne na banheira, o coquetel foi servido na sala de estar em exposição da própria loja. Os cupcakes, na cozinha ambientada que tem no segundo andar. Os brindes foram montados numa mesa de jantar. E por aí foi. No meio disso tudo, celebridades conviviam com ilustres desconhecidos como eu e a Ju, clientes da Bya aproveitaram o evento para conhecer as novidades da loja e fazer compras, e a imprensa correndo atrás de assunto para as colunas sociais.

Foi tudo uma delícia. Parabéns, Bya, e muita sorte neste novo ano que se inicia.

Maris Harada e Bya Barros

Uma das salas de jantar da Bya Barros Express

Uma das salas de estar da Bya Barros Express

Mais um ambiente da loja Bya Barros Express

Bya Barros Express

Alameda Itu, 1068B

3062-6366

Quem está em dívida com a solidariedade tem opções de sobra neste final de semana para colocar seu desejo em prática. Para quem já está com a agenda cheia basta ligar para 0500 2011 007; 0500 2011 015; 0500 2011 040 para doar dinheiro ao Criança Esperança. Se preferir, você pode fazer uma doação online. Mais de 20 mil crianças brasileiras estão recebendo ajuda do projeto neste ano. A 26ª edição do Criança Esperança, celebrada com um show no dia 14 no Rio de Janeiro, já conseguiu arrecadar mais de R$ 10 milhões. Participe.

Se você tem um tempinho sobrando no agito do final de semana, dê uma passadinha amanhã numa das lojas do McDonald´s. Amanhã será realizado o famoso McDiaFeliz, maior campanha do País em prol do combate ao câncer infantojuvenil. No McDia Feliz, todo o recurso arrecadado com a venda de sanduíches Big Mac (exceto alguns impostos), vendido separadamente ou na McOferta de Big Mac é revertido para instituições de apoio e combate ao câncer infantojuvenil. Este ano, os recursos da campanha serão investidos em 73 projetos de 59 instituições.

Em São Paulo (exceto Zona Leste), a renda é revertida ao GRAACC, que bateu novo recorde na venda de tíquetes antecipados: 352.800, que correspondem a cerca de 3 milhões de reais. Este valor ajudará com parte de áreas importantes dentro do hospital, que hoje tem um custo anual de 56 milhões.

Além de ajudar ao GRAAC, você pode aproveitar o McDiaFeliz para ensinar aos seus filhos, sobrinhos, vizinhos, etc. que ser solidário faz bem e pode ser divertido.

Tô dentro e super recomendo!

A trajetória de uma vida de dedicação à Justiça e ao Direito foi reconhecida no dia 15 de agosto, quando o advogado Prof. Dr. Kiyoshi Harada foi recebido pelos seus confrades e confreiras como membro integrante da Academia Paulista de Direito.

A solenidade foi aberta pelo Presidente da Academia Paulista de Direito, Prof. Dr. Rogério Donnini, que convidou o Ministro Sydney Sanches, do Supremo Tribunal Federal, e o Ministro Massami Uyeda, do Supremo Tribunal de Justiça, para compor a mesa diretora. Convidou também o acadêmico Prof. Dr. Ernesto José Pereira dos Reis e o Prof. Dr. Kiyoshi Harada a comporem a mesa.

Após a abertura da cerimônia, o presidente passou a palavra para o Prof. Dr. Ernesto José Pereira dos Reis, que proferiu a saudação ao novel acadêmico. A palavra foi dada ao Prof. Dr. Kiyoshi Harada que agradeceu a presença de todos e proferiu seu elogio ao Prof. Dr. Antônio Sampaio Doria, patrono da cadeira 59, nos termos das normas estatutárias da Academia Paulista de Direito. Em seguida, foi realizada a cerimônia de assinatura do livro de posse. Além do diploma de acadêmico, o Dr. Kiyoshi Harada foi agraciado com a medalha da academia.

“Este é o coroamento dos esforços desenvolvidos ao longo tempo, que culminaram nesta e em outras conquistas”, afirma. “Com o renome desta academia e a projeção que este título confere aumenta ainda mais  a minha responsabilidade sobre o conteúdo jurídico produzido, seja falado ou escrito”, acrescenta. O prof. Dr. Kiyoshi Harada é também Acadêmico Perpétuo da Academia Paulista de Letras Jurídicas como titular da cadeira nº 20 e  Acadêmico titular da cadeira nº 7 da Academia Brasileira de Direito Tributário.

FOTOS: CORTESIA DE LUCI JÚDICE YIZIMA

O evento foi realizado no Restaurante Rubaiyat, sob a coordenação da Cadaris Comunicação. Conheça nosso portfólio em eventos corporativos.

Na produção de um evento, a criatividade e agilidade da agência não são os únicos fatores que garantem o sucesso do acontecimento. Somados a uma ótima coordenação, é fundamental o trabalho conjunto com fornecedores de confiança e qualidade.

Aqui na Cadaris, sempre nos empenhamos em manter um ótimo relacionamento com nossos parceiros, além de buscar fornecedores que tragam novidades. E na semana passada, tivemos a oportunidade de fazer as duas coisas juntas!

No mês de julho, o Mário Azevedo, nosso fornecedor em diversos eventos, comemorou o aniversário de um ano de inauguração do seu espaço Anexo Gourmet. Eu e a Maris, que não tínhamos conseguido conhecer o espaço durante esse ano de existência, aproveitamos a data comemorativa e corremos para visitá-lo.

Ficamos encantadas em ver que o Anexo Gourmet segue a mesma linha elegante e criativa dos já consagrados cardápios do Mário Azevedo. Uma ótima ideia de oferecer um espaço, na região da Lapa, para atender pequenos grupos.

Nós, que estamos sempre com a cabeça borbulhando, já tivemos mil ideias para utilizar esse novo serviço oferecido. Projetos de reuniões motivacionais, apresentações, dinâmicas de grupos, etc. Esperamos em breve, colocarmos todas elas em prática!

Conheça nosso portfólio de eventos.

Nos últimos dois dias acompanhei a Expo Disney, evento da The Walter Disney Company para varejistas e distribuidores. Lá, pude constatar porque a Disney é a maior companhia de entretenimento do mundo. Seu modelo de negócios contempla todas as áreas do ramo, de cinema a DVDs, de produtos a online, de rádio a canais de TV. Tudo apresentado de maneira inovadora e impecável.

Os participantes conheceram uma infinidade de possibilidades de negócio – e todo suporte de marketing – para os personagens mais famosos do planeta. Carros, Princesas, Mickey e sua Turma, Winnie The Pooh, Toy Story, Fadas, etc. Para conferir todas as franquias da Disney, acesse disney.com.br. Você vai se surpreender…

Claro que eu não poderia perder a oportunidade de tirar uma foto com o Mickey e sua Turma

Saiba mais sobre as novidades e o evento na reportagem publicada ontem pelo Meio & Mensagem online.

Adoro visitar feiras, não só pra ampliar o leque de produtos e contatos, mas principalmente para observar a organização desses eventos grandiosos. Tudo é aprendizado, tanto as coisas que dão certo quanto os exemplos do que não fazer.

O Salão do Turismo, que aconteceu de 13 a 17 de julho no Anhembi, é um exemplo a ser seguido de coordenação de um evento de grande porte. A feira tem um público bastante diversificado e tem atrações para todos eles: agências de turismo, profissionais da área de Eventos e o público em geral que busca um pacote financeiramente viável para fechar sua viagem.

A boa organização começou na chegada. Um ônibus gratuito levava os visitantes da estação Tietê do metrô até o Anhembi. Muitas máquinas de auto-atendimento garantiram a emissão da credencial em menos de um minuto. Promotoras em quantidade suficiente para não formar filas, davam boas vindas ao público junto com uma sacola com o Guia do Salão, um livro muito bem elaborado com mais de 100 páginas.

A única parte negativa ficou por conta do wi-fi que não estava liberado para os visitantes. Eu queria postar fotos e comentários sobre a feira em tempo real e não tive como. Perderam a propaganda gratuita.

Nos estandes, agências de turismo, grandes companhias aéreas e representantes de cidades turísticas ofereciam opções de viagens e pacotes com ótimos descontos. E foram montados espaços exclusivos para comercialização de artesanatos típicos de cada estado; Espaço da Moda, que apresentou roupas e acessórios produzidos pelas artesãs do Projeto Talentos do Brasil; e o Mercado da Agricultura Familiar, com bebidas e alimentos típicos, produzidos pelos agricultores familiares de todo País.

Foi montado ainda um espaço para prática de esportes radicais e outro com apresentações de músicas e danças típicas de cada região. Com tantas opções disponíveis num espaço bem montado e ótima organização, certamente a feira conseguiu agradar a maioria dos visitantes que compareceram.

Como eu queria ser VIP. Passei o maior sufoco na semana passada, na Promo Bríndice, feira de brindes realizada de 5 a 8 de julho, no Expo Center Norte, em Sâo Paulo. Fomos eu e a Maris representando a Cadaris, em busca de novidades para oferecer aos nossos clientes.

Na entrada, a Maris, que foi como congressista, deu mais sorte e foi direto para as palestras; enquanto eu, apesar de já ter feito o cadastro pela internet, tive que enfrentar uma bela fila causada pela desorganização do evento, que disponibilizou apenas uma máquina para impressão da credencial dos cadastrados pela internet e cinco para quem não tinha cadastro prévio. Ou seja, quem é mais colaborativo e eficiente levou a pior.

Após meia-hora de espera, consegui pegar a credencial e começar a busca por novidades, mas antes aproveitei para twittar sobre a confusão da entrada. Dez minutos depois, veio a resposta da Bríndice, pedindo desculpas pelo ocorrido e sinalizando um plano corretivo. Se eles tivessem a mesma eficiência na organização que tem para gerenciar o twitter, os visitantes não teriam que passar pelo perrengue. Ponto para a Brindice que está super conectada e preocupada com a opinião dos visitantes.

Sempre vou a essas feiras com grande expectativa de encontrar muitas novidades e conhecer novas empresas. Nesse aspecto, também fiquei um pouco decepcionada. Os expositores eram quase todos os mesmos que estiveram na edição de 2010 da feira, e boa parte deles levou os mesmos produtos do ano passado, sem a preocupação de trazer algo novo para o público.

O que valeu é que os que investiram na inovação apresentaram produtos muito interessantes e diferentes de tudo que já usamos de brindes. Foquei nesta parte boa e aumentei o meu repertório em contatos e ideias.

Outra coisa bem legal foi ver que a preocupação ecológica e o tema Sustentabilidade estão mais presentes do que nunca, também no setor de brindes. Os nossos clientes têm nos pedido muitos brindes ecológicos e até pouco tempo atrás, estava bem difícil achar algo diferente da Ecobag, com custo compatível. Adorei ver que as empresas de brindes estão oferecendo cada vez mais opções criativas, ecologicamente corretas e viáveis financeiramente.

No final ainda encontrei a Elaine, que conhecia a Cadaris da época que nós atendíamos a Whirpool. Ela agora trabalha numa fornecedora de materiais gráficos. Já aproveitamos para atualizar as noticias e trocar contatos, afinal, feira também é lugar de networking.

Na semana que vem visitarei o Salão do Turismo e depois venho aqui compartilhar as novidades com vocês.

Tão importante quanto motivar uma equipe a superar metas é comemorar com ela quando os bons resultados são atingidos. Os funcionários se sentem valorizados, reconhecidos e com mais vontade para vencer os desafios.

Evento comemorativo não se resume a Festa de Natal e Confraternização de Final de Ano. Evento comemorativo, como o próprio nome diz, vale para qualquer tipo de comemoração. Por exemplo: metas alcançadas precisam ser celebradas, seja num evento de centena ou milhares de pessoas, ou num evento menor e mais informal.

A Cadaris já desenvolveu, organizou e coordenou diversos tipos de eventos comemorativos, desde celebrações de 50 a 70 executivos até aniversários empresariais com milhares de pessoas. Festa de final de ano, comemoração de aniversário de empresa, despedida de profissionais que foram promovidos e trabalharão em unidades no exterior, dia das crianças e dia da família são apenas alguns exemplos.

O tipo de comemoração não importa. O fundamental é celebrar as datas importantes e as grandes conquistas; fazer o colaborador se sentir prestigiado, agradecer àqueles que vestem a camisa da empresa, compartilhar alegrias com quem faz parte da história e promover o sucesso.

Conte com a Cadaris nesta empreitada.