A organização de um evento, independente do seu porte, demanda um enorme tempo, cuidado e planejamento. A maioria dos convidados que comparecem ao grande dia, que às vezes dura apenas poucas horas, não imagina todo o trabalho que está por trás da estrutura apresentada.
Uma das coisas que mais temos cuidado ao organizar um evento aqui na Cadaris é ter sempre um “Plano B” na manga.
O primeiro passo é fazer o planejamento na fase de pré-organização, que é aquela que vem após o briefing ser passado pelo cliente.
Nessa etapa é preciso responder a seis questões fundamentais que vão nos auxiliar:
Por quê? Precisamos saber qual o objetivo do evento. É necessário que esteja clara e definida a razão pela qual serão desempenhados todos os esforços.
Para quem? Conhecer o público alvo é fundamental. Saber quem ele é, qual é sua realidade e quais suas expectativas.
Quando? Em que época e data o evento será realizado. É uma informação importantíssima para o sucesso, pois temos que levar em conta questões climáticas, dia da semana e até mesmo se não haverá outro evento que poderia concorrer e dividir os convidados, no mesmo dia.
Onde? Em qual cidade e local será realizado o evento. Nessa questão, levamos em conta a acessibilidade, trânsito, estrutura do espaço, condições de segurança, etc.
O que? Qual a “linha” a ser seguida. O que será feito para atingir o objetivo. Qual caminho seguir.
Respondidas as cinco perguntas acima, partimos para a questão crucial:
Como? De que maneira o evento será organizado. Nesse item incluímos definição de pessoal, serviço, fornecedores, recursos, receitas e despesas.
Todas as questões respondidas, partimos para a parte prática.
Contratamos, reunimos, brifamos, cuidamos de todos os detalhes com atenção e definimos passo a passo como as coisas “devem” acontecer, com o maior otimismo possível, tendo a certeza de que o evento sairá magnífico. Para isso, tão importante quanto essa organização, é prever também o que não está nos planos, mas “pode acontecer”.
Dois itens são vitais para garantir o êxito: bons fornecedores e a visita técnica.
Trabalhando com fornecedores de qualidade e confiança já diminuímos consideravelmente as chances de alguma coisa sair errada.
Conhecemos o local, os recursos, o staff e, a partir dessas informações, fazemos algumas simulações imaginando tudo que pode dar errado, e aí temos que usar todo pessimismo possível.
É o microfone que pode falhar na hora do discurso, uma ventania repentina que vai levar as toalhas pelos ares, chuva contrariando a previsão da meteorologia (essa é a rainha em estragar eventos), a energia que pode faltar durante uma apresentação ou show de uma banda. São diversos detalhes que podem comprometer todo o trabalho de organização.
Para cada imprevisto que listamos, traçamos um “plano B” e traçamos toda sua execução, caso seja necessária, com tanto cuidado como se fosse o “plano A”.
Essa prevenção garante quase sempre o sucesso na realização do evento e a satisfação do cliente. Além de garantir uma boa noite de sono aos organizadores na véspera do evento. Afinal, sabendo que existe um plano B pronto para entrar em ação, não tem chuva, tempestade e muito menos queda de energia que vire pesadelo.